5 największych wyzwań w pracy zespołowej - jak je przełamać?

Czy potrafisz wymienić 5 największych wyzwań w pracy zespołowej? Czy wiesz, dlaczego członkowie zespołu nie pracują, tak jakbyś chciał? Dlaczego nie potraficie zrealizować wyznaczonych celów? Patrick Lencioni w książce Pięć dysfunkcji pracy zespołowej i Jon Gordon w 7 zasadach skutecznego zespołu odsłaniają przywary pracy w zespole. Pokazują, źródła problemów w firmie i proponują rozwiązania, które pomagają naprawić błędy. Czy jesteś gotów skorzystać z ich wskazówek?

5 największych wyzwań w pracy zespołowej w skrócie

• Najbardziej kompetentny zespół może działać poniżej swoich możliwości, jeśli brakuje w nim zaufania, otwartej komunikacji i wspólnego celu.
• Patrick Lencioni pokazuje, że problemy zespołów najczęściej wynikają z niewidocznych dysfunkcji, które sabotują współpracę od środka.
• Jon Gordon zwraca uwagę, że skuteczne zespoły budują przewagę dzięki relacjom, odpowiedzialności i świadomym zobowiązaniom wobec siebie nawzajem.
• Artykuł jest dla liderów, managerów, HR oraz członków zespołów, którzy chcą poprawić współpracę, atmosferę i realizować cele
• Po wdrożeniu opisanych zasad możesz zwiększyć zaangażowanie pracowników, ograniczyć konflikty i poprawić efektywność zespołu.

Dlaczego dobre zespoły nie osiągają dobrych wyników?

Twój zespół składa się z doświadczonych specjalistów, ambitnych liderów i ludzi z imponującym CV? Mimo znakomitych kompetencji działa wolno, chaotycznie i poniżej swoich możliwości? Patrick Lencioni we wstępie książki Pięć dysfunkcji pracy zespołowej stawia tezę, że największą przewagą firmy na rynku jest umiejętność pracy zespołowej.

Biznes przez lata koncentrował się przede wszystkim na poprawie efektywności procesów, danych i wynikach. Wielu przedsiębiorcom umknęło to, że źródłem problemów w firmir są skomplikowane relacje między pracownikami. Jon Gordon w książce 7 zasad skutecznego zespołu pokazuje podobny mechanizm z innej perspektywy. Według niego zespoły rozpadają się wtedy, gdy zanika poczucie wspólnoty, sensu i wzajemnego zaangażowania. Z obu książek możesz wysnuć wniosek, że nieskuteczny zespół jest skutkiem kultury współpracy, którą stworzyliśmy w nieodpowiedni sposób. Jak to naprawić?

5 największych wyzwań w pracy zespołowej

Poniżej skupimy się na 5 największych wyzwaniach w pracy zespołowej i wskażemy, jak je przełamać z pomocą Patricka Lencioniego i Jona Gordona. Mamy nadzieję, że dzięki ich wskazówkom usprawnisz pracę w zespole oraz zbudujesz organizację, która zacznie osiągać swoje cele.

Brak zaufania wśród członków zespołu

Lencioni przedstawia brak zaufania wśród członków zespołu jako fundament większości problemów w firmie. Ludzie nie chcą pokazywać swoich słabości, przyznawać się do błędów ani prosić o pomoc. Zamiast współpracować, są ostrożni i dbają o swój wizerunek. Jako przykład autor przywołuje firmę DecisionTech. Członkowie zespołu nie byli szczerzy, zachowywali dystans i dbali o swoje pozycje zamiast o wspólny rezultat. Napięcie w grupie sprawiało, że bardzo wolno podejmowano decyzje, a rozmowy były powierzchowne.

Patrick Lencioni zauważa, że zaufanie polega na gotowości do pokazania swojej niedoskonałości. W jednym z fragmentów książki Kathryn tłumaczy zespołowi:

„Wybitne zespoły nie mają przed sobą tajemnic. Nie obawiają się prać brudów. Przyznają się do swoich pomyłek, słabości i lęków bez obawy przed odwetem”.

To trudna perspektywa dla wielu organizacji, w których przez lata premiowano perfekcjonizm, rywalizację i radzenie sobie samemu.

Jon Gordon proponuje inne spojrzenie na ten sam problem. Według niego zaufanie rodzi się wtedy, gdy ludzie czują się zauważeni i doceniani. Zadaniem lidera jest stworzenie środowiska, w którym nikt nie musi udowadniać swojej wartości.

Jak przełamać brak zaufania w zespole?

Zaufanie w zespole buduje się za pomocą wspólnych doświadczeń, rozmów i tego, w jaki sposób lider reaguje na błędy. Mów o swoich słabościach oraz trudnościach. Przyznaj się, gdy czegoś nie wiesz. W ten sposób nikt w grupie nie będzie musiał udawać, że jest hiperczłowiekiem. Przerwij kulturę, w której każdy musi sobie radzić sam. Zobaczysz, że z czasem zniknie napięcie i emocjonalny dystans. Ludzie zaczną razem pracować, bo będą wiedzieli, że mogą na sobie polegać. W takiej atmosferze realizacja celów staje się łatwiejsza.

Strach przed konfliktem w firmie

Konflikt kojarzy się nam z czymś niebezpiecznym w każdej sferze życia. Z tego powodu liderzy próbują go wygaszać, a pracownicy unikają trudnych rozmów. Wszystko byłoby dobrze, gdyby nie fakt, że strach przed konfliktem w firmie powoduje brak szczerości wśród członków zespołu. W konsekwencji ludzie stają się nienaturalnie uprzejmi. Milczą podczas spotkań, a następnie komentują decyzje w kuluarach.

Brak konfliktu powoduje, że spotkania się przeciągają. Podejmowane są niejasne decyzje, a pracownicy są sfrustrowani. To wszystko wpływa negatywnie na atmosferę, zaangażowanie i tempo działania całej organizacji. Jeśli w twojej firmie tak się dzieje, czas to zmienić. Zadbaj o komunikację.

Skuteczne zespoły potrafią się spierać bez stosowania agresji. Członkowie grupy potrafią wymieniać się pomysłami i wskazywać ich słabe strony bez niszczenia relacji. Według Jona Gordona zespoły potrzebują wspólnej misji i celu, który jest przez wszystkich tak samo rozumiany. Dzięki temu łatwiej prowadzi się trudne rozmowy, które mają doprowadzić do znalezienia najlepszego możliwego rozwiązania dla firmy.

Brak zaangażowania 

Gdy zespół nie rozumie podejmowanych decyzji, cele się co chwilę zmieniają, a spotkania nie prowadzą do konkretnych ustaleń, pojawia się brak zaangażowania. Patrick Lencioni pokazuje, że ludzie angażują się wtedy, gdy czują wpływ i rozumieją kierunek działania. Trudne decyzje są łatwiejsze do zaakceptowania od niepewności. 

W wielu organizacjach zespoły spędzają bardzo dużo czasu na analizach. Unikają jasnych deklaracji. W rezultacie każdy pracownik interpretuje inaczej ustalenia. Aby to zmienić, przestań wszystkich zasypywać listą zadań do zrobienia. Najpierw porozmawiajcie w zespole o tym, dlaczego podejmowane działania są ważne. Gdy każdy wie, dlaczego coś robi, atmosfera pracy się poprawia. Jest mniej zmian, ludzie są bardziej zmotywowani i nikt nie czuje się przeciążony.

Zastanawiasz się, jak zwiększyć zaangażowanie? Recepta jest prosta. Członkowie zespołu potrzebują:

• jasnych celów
• przejrzystych decyzji
• poczucia wpływu
• systematycznej komunikacji
• świadomość sensu pracy.

Lencioni i Gordon pokazują, że ludzie angażują się bardziej wtedy, gdy czują, że są częścią misji.

Unikanie odpowiedzialności 

Jednym z najbardziej destrukcyjnych zjawisk w zespołach jest sytuacja, w której nikt nikogo z niczego nie rozlicza. Realizacja zadań się wydłuża, standardy się obniżają, a odpowiedzialność rozmywa się między kolejnymi osobami. Unikanie odpowiedzialności wynika z tego, że członkowie zespołu nie wiedzą, czego dokładnie się od nich oczekuje. Nie mają poczucia wpływu i obserwują podwójne standardy w firmie. Do tego wszystkiego dochodzi brak konsekwencji.

Autor Pięciu dysfunkcji pracy zespołowej zwraca uwagę, że odpowiedzialność nie powinna spoczywać wyłącznie na liderze. Skuteczny zespoły potrafią zwracać sobie uwagę nawzajem. Do tego są potrzebne odwaga i zaufanie.

Według Jona Gordona odpowiedzialność w zespole pojawia się wtedy, gdy ludzie są przekonani o tym, że są współodpowiedzialni za wynik. Skuteczne zespoły bazują na wzajemnym zaangażowaniu zamiast na nadzorze.

Skupienie na ego zamiast na wynikach zespołu

Skupienie na ego zamiast na wynikach zamyka naszą listę 5 największych wyzwań w pracy zespołowej. Patrick Lencion pokazuje w swojej książce, że zespoły tracą skuteczność wtedy, gdy ludzie zaczynają bardziej dbać o własny status, dział lub wizerunek niż o wspólny rezultat. To zjawisko obserwuje się w firmach, w których panuje kultura rywalizacji. Pracownicy chronią swoje obszary, walczą o wpływy oraz skupiają się na indywidualnych sukcesach.

Jon Gordon proponuje, żeby budować zespół na podstawie relacji i wspólnej odpowiedzialność. Według niego największą siłą organizacji są ludzie, którzy potrafią grać do jednej bramki, gdy sytuacja staje się trudna.

Jak powinna wyglądać praca w zespole, który dąży do realizacji wspólnych celów?

Książki 7 zasad skutecznego zespołu i Pięć dysfunkcji pracy zespołowej pokazują, że firmy potrzebują środowiska, w którym:

• ludzie potrafią sobie ufać
• nie boją się trudnych rozmów
• angażują się we wspólne decyzje
• biorą odpowiedzialność za siebie nawzajem
• skupiają się na wspólnym wyniku.

Patrick Lencioni porządkuje problemy zespołów poprzez model pięciu dysfunkcji. Z kolei Jon Gordon prezentuje postawy, które pomagają budować trwałą współpracę. Dzięki obu perspektywom możesz zachęcić członków zespołu do realizacji wspólnych celów w atmosferze, w której każdy czuje się potrzebny i wartościowy.

Patrick Lencioni i Jon Gordon zwracają uwagę na podobny problem z innej perspektywy. Obaj autorzy pokazują, że skuteczne zespoły nie budują się wokół procedur, lecz wokół relacji, zaufania i wspólnego celu. Technologia może usprawnić pracę, ale nie zastąpi odwagi do szczerej rozmowy, gotowości do współpracy ani poczucia odpowiedzialności za innych ludzi w zespole.

Jak poprawić pracę zespołu?

Zdiagnozuj największy problem zespołu. Zanim zaczniesz wdrażać zmiany, zastanów się, co najbardziej utrudnia współpracę. Czy problemem jest brak zaufania? Konflikty? Chaos komunikacyjny? A może brak zaangażowania? Nie próbuj od razu wdrażać nowych procesów. Zacznij od spotkania, podczas którego członkowie zespołu będą mogli otwarcie powiedzieć:

• co działa dobrze
• co ich frustruje
• czego potrzebują od zespołu i lidera.

Wyznacz wspólny cel. Ludzie angażują się mocniej wtedy, gdy rozumieją sens działań. Jasno określ: priorytety, zakres odpowiedzialności, oczekiwane efekty oraz zasady współpracy.

Zachęcaj ludzi do regularnego feedbacku. Rozmowy o problemach nie powinny się pojawiać dopiero w sytuacji kryzysowej. Rozliczaj zadania, a nie ludzi. Skuteczne zespoły skupiają się na wspólnych rezultatach. Odpowiedzialność nie powinna oznaczać kontroli i strachu. Postaw na wzajemne wsparcie i konsekwentne działanie.

Co jeszcze warto wiedzieć o wyzwaniach pracy w zespole?

Wyzwania związane z pracą zespołową bardzo rzadko wynikają z charakteru ludzi i z pojedynczych błędów komunikacyjnych. Coraz więcej badań i analiz pokazuje, że problemy zespołów są konsekwencją głębszych zmian organizacyjnych oraz napięcia między tradycyjnym stylem zarządzania a nowoczesnym modelem współpracy. Z tego powodu współczesne organizacje stopniowo odchodzą od modelu opartego wyłącznie na hierarchii i kontroli. Zespoły mają dziś działać bardziej samodzielnie, podejmować decyzje szybciej i brać większą odpowiedzialność za swoją pracę. Taka zmiana wymaga nowego sposobu komunikacji.

Pracownicy, którzy wcześniej byli przyzwyczajeni głównie do wykonywania poleceń, muszą nauczyć się współdecydowania, otwartego komunikowania problemów i samoregulacji. Z kolei liderzy mierzą się z procesem oddawania części kontroli i wpływu. Z tego powodu wiele organizacji doświadcza napięcia pomiędzy potrzebą większej autonomii zespołów a utrwalonym, hierarchicznym stylem zarządzania.

Co ciekawe, wiele firm wdraża pracę zespołową dlatego, że stała się ona standardem nowoczesnych organizacji. W rzeczywistości nie są one na to gotowe. Hiner Minssen w Challenges of Teamwork in Production: Demands of Communication przywołuje zjawisko „izomorfizmu mimetycznego”, które tłumaczy to, że firmy obserwują inne organizacje i próbują wdrażać podobne rozwiązania, ponieważ są one postrzegane jako nowoczesne, skuteczne i pożądane.

Viktoria Gulliksen Stray , Nils Brede Moe i Torgeir Dingsøyr pokazują w Challenges to Teamwork: A Multiple Case Study of Two Agile Teams, że wprowadzenie Agile, Scrum czy pracy projektowej nie zmienia kultury organizacyjnej. Wiele firm nadal funkcjonuje w sposób bardzo zachowawczy, nawet jeśli na poziomie deklaracji mówi o zaufaniu, partnerstwie i współpracy. Badacze opisują między innymi:

• realizowanie zadań niezgodnych z priorytetami
• brak udziału zespołu w podejmowaniu decyzji
• trudności z otwartą komunikacją,
• niewykorzystywanie potencjału uczenia się na błędach,

5 największych wyzwań w pracy zespołowej — jak je przełamać?

Do 5 największych wyzwań w pracy zespołowej należą: brak zaufania, strach przed konfliktem, brak zaangażowania, unikanie odpowiedzialności i skupienie na własnym ego. W wielu firmach wiedza, doświadczenie oraz dostęp do technologii są na bardzo wysokim poziomie. To za mało, by praca w zespole dawała dobre wyniki. Patrick Lencioni przestrzega, że nawet najbardziej utalentowany zespół może działać destrukcyjnie, jeśli nie będzie się dbało o relacje. Jon Gordon przypomina, że ludzie potrzebują poczucia sensu, wspólnoty i wzajemnego wsparcia. Zadbaj o to, jeśli chcesz, żeby praca zespołowa realizowała firmowe cele. Pamiętaj, że to członkowie zespołu budują organizację. Niech nie przysłonią ci tego narzędzia, automatyzacje oraz presja wyników.